View job here

Mitarbeiter/in Drittmittelverwaltung/Finanzielle Assistenz (Voll- oder Teilzeit)

***english below***

Das Max-Born-Institut (MBI) betreibt mit rund 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Grundlagenforschung auf dem Gebiet der nichtlinearen Optik und Kurzzeitdynamik bei der Wechselwirkung von Materie mit Laserlicht und verfolgt daraus resultierende Anwendungsaspekte. Es entwickelt und nutzt hierzu ultrakurze und ultraintensive Laser und laserbasierte Kurzpuls-Lichtquellen in einem breiten Spektralgebiet in Verbindung mit Methoden der nichtlinearen Spektroskopie. Mit seiner Forschung nimmt das MBI überregionale Aufgaben von gesamtstaatlichem Interesse wahr. Es beteiligt sich an zahlreichen Kooperationsprojekten mit Forschungsgruppen und industriellen Partnern in nationalen und internationalen Verbünden.

Für einen interessanten und vielseitigen Aufgabenbereich in einem international geprägten wissenschaftlichen Arbeitsumfeld suchen wir für das Max-Born-Institut zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

 

Mitarbeiter/in Drittmittelverwaltung/Finanzielle Assistenz (Voll- oder Teilzeit)

 

Für die Vorbereitung und administrative Betreuung von EU-geförderten Forschungsprojekten suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in Drittmittelverwaltung/Finanzielle Projektassistenz.

Aufgaben:

  • Finanzielles Management für die Drittmittelverwaltung von EU-Projekten, insbesondere laufende Projektüberwachung und Mittelbewirtschaftung,
  • Reisekostenabrechnung,
  • Überwachung der Einhaltung von Zuwendungsrichtlinien, 
  • Erstellung von Finanz- und Verwendungsnachweisen, Vorbereitung von Projektprüfungen,
  • englischsprachige Kommunikation und administrative "Help-desk-Funktion" für die Projektpartner, Informationsaufbereitung.

 

Anforderungen:

Sie verfügen über ein abgeschlossenes Bachelorstudium oder über eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich mit mehrjähriger Berufserfahrung im Finanz- bzw. Drittmittelbereich. Umfassende Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Verwaltung und Abrechnung öffentlich finanzierter Projekte (möglichst im EU-Bereich) und im Umgang mit EDV (MS-Office, v.a. Excel, SAP), sehr gute englische Sprachkenntnisse, gutes mathematisches Verständnis, genaue Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung, Organisationsstärke.

 

Angebot:

Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit mit Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung. Es handelt sich um eine Voll- oder Teilzeitstelle mit einer Vergütung bis Entgeltgruppe 9c TVöD Bund (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen). Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

 

Am MBI wird auf Chancengleichheit geachtet und besonderer Wert auf die Förderung der Karrieremöglichkeiten von Frauen gelegt. Qualifizierte Frauen werden daher nachdrücklich aufgefordert sich zu bewerben. Bewerbende mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Das MBI unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist durch das audit berufundfamilie als familienfreundlich zertifiziert. Es setzt sich für ein vielfältiges und diskriminierungssensibles Arbeitsumfeld ein. Das MBI lebt die Prinzipien der Charta der Vielfalt und verfolgt die Diversitäts- und Inklusionsstrategie des Forschungsverbundes Berlin e.V..

 

Bitte laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen auf unserer Homepage https://mbi-berlin.de/de/karriere  bis zum 28.01.2026 hoch.

Für weitere Informationen und bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau N. Pedro, Tel. 030 / 6392 1508 bzw. Neide.Pedro@mbi-berlin.de.

Administrator of third-party funds / Financial Assistant (full-time, part-time)

The Max-Born Institute for Nonlinear Optics and Short Pulse Spectroscopy (MBI) conducts basic research in the field of nonlinear optics and ultrafast dynamics arising from the interaction of light with matter and pursues applications that emerge from this research. It develops and uses ultrafast and ultra-intense lasers and laser-driven short-pulse light sources in a broad spectral range in combination with methods of nonlinear spectroscopy. The spectral range includes in particular XUV radiation and soft x-rays, where experiments at in-house sources are complemented with the use of accelerator driven sources such as free electron x-ray lasers.

With its research, MBI fulfils a national mission and is an integral part of the international scientific community.

The Max-Born-Institute invites applications for a

Administrator of third-party funds / Financial Assistant (full-time, part-time)

For the preparation and administrative support of EU-funded research projects we are looking for an administrator of third-party funds / financial assistant to start as soon as possible.

 

Tasks:

  • Financial management for the administration of third-party funds for EU projects, in particular project monitoring and financial management,
  • Travel cost reimbursements,
  • Monitoring compliance with funding regulations,
  • Preparation of financial statements and reports on expenditure, preparation of project reviews and audits,
  • Communication in English and administrative "help-desk " for the project partners, preparation of information.
  •  

Requirements:

You have a completed bachelor's degree or vocational training in the commercial field with several years of professional experience in the finance or third-party funding sector. Extensive knowledge and practical experience in the administration and accounting of third-party funded projects (in particular by the EU), proficient use of IT tools (MS-Office, especially Excel, SAP), excellent English language skills, good mathematical understanding, high attention to detail and accuracy, communication skills, service orientation, organisational strength.

 

Our offer:

We offer a challenging and versatile position with opportunities for professional development. The role can be filled on a full-time basis (100%) or part-time basis and is initially limited to two years. Remuneration is offered up to pay grade 9c TVöD Bund, provided that the relevant personal requirements, qualifications, and experience levels are met.

MBI is an equal-opportunity employer and places particular emphasis on fostering career opportunities for women. Qualified women are therefore strongly encouraged to apply.

If equally qualified, severely handicapped persons are given preference. 

MBI supports the reconcilability of family and working life and is certified by the audit workandfamily (audit berufundfamilie) as a family-friendly employer.

Please upload your application, including cover letter, curriculum vitae, certificates and description of previous professional activities electronically via the MBI webpage at https://mbi-berlin.de/de/karriere. The deadline for applications is 28 January 2026.

For further information, please contact Neide Pedro (Neide.Pedro@mbi-berlin.de).